Yazı İşleri Müdürlüğü
Fugen YAVUZAY
Yazı İşleri Müdürü
e-posta: yaziisleri@artvinozelidare.gov.tr
Yazı İşleri Müdürlüğü Görevleri
İl Genel Meclisi ve Encümen :
- İl Genel Meclisi'nin toplanması ile ilgili ilan, gündem ve diğer bilgilerin süresi içinde ilgililere ve halka duyurulmasını sağlamak.
- Meclis toplantılarına ait gündem ve eklerinin divana düzenli bir şekilde sunulmasını sağlamak.
- Meclis üyelerinin yoklama işlemlerini yapmak, yoklama kararlarını gereği için ilgili birimlere vermek.
- Meclis Başkanlığı'nca komisyonlara havale edilen tekliflerin, önergelerin, yazı ve benzen evrakların seyrini takip etmek ve evrakları ilgili komisyon başkanlarına vermek.
- Komisyonlarca düzenlenen raporların kaydını yapmak, rapor ve eklerini çoğaltmak Meclis üyelerine ve ilgililere zamanında dağıtmak.
- İhtiyaç duyulması halinde komisyona yardımcı olmak üzere, teknik eleman ve bilirkişi desteği almak için İnsan Kaynakları ve Eğitim Müdürlüğüne başvurmak.
- Meclis oturumlarının ses veya görüntü kayıt cihazları ile kaydının alınarak zapta geçirilmesini sağlamak.
- Zabıtlara uygun olarak Meclis kararlarının yazılmasını, kontrol edilmesini, Meclis Başkan ve katiplerine imzalatılmasını sağlamak.
- Meclis kararlarını süresi içerisinde Valilik Makamına sunmak ve takibini yapmak.
- Meclis Başkanlığı'nın yapacağı yazışmaları yürütmek.
- Meclis kararlarını, usulüne uygun olarak ilan etmek ve meclis üyelerine duyurmak.
- Birimi ilgilendiren mevzuatı takip etmek uygulanmasının sağlamak.
- Encümen Başkanı'nın emir ve gözetimi doğrultusunda Encümen gündemini yazmak ve Encümen üyelerine dağıtmak.
- Encümen gündemine alınacak evrakları gündem sırasına göre Encümen Karar Defterine kaydetmek.
- Encümen toplantılarını ilgililere duyurmak, toplantı salonunu hazırlamak.
- Görüşülmek üzere Encümene gönderilen, ancak usul ve esas yönünden eksik olan belgeleri gerekçeleriyle birlikte ilgili birimlere iade etmek.
- Encümen kararlarının varsa muhalefet şerhleriyle beraber, Encümen başkan ve üyelerine imzalatmak ve Encümen Karar Defterine kaydetmek.
- Encümende verilen kararların raportörlük görevini yapmak veya yaptırmak.
- İşlemi tamamlanan Encümen karar dosyalarını ilgili birimlere zamanında göndermek.
- İl Encümeninin aynı zamanda 2886 sayılı kanuna göre ihale komisyonu olmasından dolayı, bu komisyonun sekretarya hizmetlerini yürütmek.
- Taşınır mal yönetmeliğine uygun iş ve işlemleri yapmak.
- Birim Bütçe Tekliflerini hazırlamak
- Birim ödemelerini hazırlamak.
- Üst makamlarca verilecek diğer iş ve işlemleri yapmak
Bilgi İşlem :
-E-Devlet ve Yerel Net Projelerinin programlarının Bilgi İşlem Merkezinde internetten bilgi girişlerini yapmak ve takip etmek.
- Bütçe uygulama sonuçlarına ilişkin verileri toplamak,
- Mali kayıtlar ile ilgili mevcut programlar ve otomasyon programlar dahilinde, bilgi girişlerini yapmak ve takip etmek.
- İl Özel İdaresi Web sayfasının güncel tutulmasını sağlamak.
- İnternet ortamında vaoılan bilgi müracaatlarının cevaplamasını sağlamak.
- İl Özel İdaresinin internet adresinin her gün kontrol edilerek bilgi alışverişini sağlamak, gerektiğinde üst makamlara bilgi vermek.
- İdaremizin ihale ilanları ve sonuçlarının elektronik ortamda yayınlanmasını sağlamak.
- Üst makamlarca verilecek diğer iş ve işlemleri yapmak.
- CİMER, bilgi edinme yasasına göre müracaatta bulunanların yasal süresi içinde bilgi edinmelerini sağlamak,
- Bilgi edinmek üzere müracaat edenlerin müracaat etme şekline göre gelen ve verilen cevapların kayıtlarını tutmak.
- Birimin faaliyet alanı ile ilgili programları, stratejik plan doğrultusunda hazırlamak.
- Birimin Hizmet alanı ile ilgili aylık faaliyet raporlarını hazırlamak ve raporları ilgili makamlara sunmak.
- Birim Bütçe Tekliflerini hazırlamak
- Birim ödemelerini hazırlamak.
- Üst makamlarca verilecek diğer iş ve işlemleri yapmak
- Bütçe uygulama sonuçlarına ilişkin verileri toplamak,
- Mali kayıtlar ile ilgili mevcut programlar ve otomasyon programlar dahilinde, bilgi girişlerini yapmak ve takip etmek.
- İl Özel İdaresi Web sayfasının güncel tutulmasını sağlamak.
- İnternet ortamında vaoılan bilgi müracaatlarının cevaplamasını sağlamak.
- İl Özel İdaresinin internet adresinin her gün kontrol edilerek bilgi alışverişini sağlamak, gerektiğinde üst makamlara bilgi vermek.
- İdaremizin ihale ilanları ve sonuçlarının elektronik ortamda yayınlanmasını sağlamak.
- Üst makamlarca verilecek diğer iş ve işlemleri yapmak.
- CİMER, bilgi edinme yasasına göre müracaatta bulunanların yasal süresi içinde bilgi edinmelerini sağlamak,
- Bilgi edinmek üzere müracaat edenlerin müracaat etme şekline göre gelen ve verilen cevapların kayıtlarını tutmak.
- Birimin faaliyet alanı ile ilgili programları, stratejik plan doğrultusunda hazırlamak.
- Birimin Hizmet alanı ile ilgili aylık faaliyet raporlarını hazırlamak ve raporları ilgili makamlara sunmak.
- Birim Bütçe Tekliflerini hazırlamak
- Birim ödemelerini hazırlamak.
- Üst makamlarca verilecek diğer iş ve işlemleri yapmak
Yazışmalar ve Evrak Kayıt :
- Teftiş Layihalarının takibi ve cevaplanması.
- Bakanlıkların Genelge ve talimatları gereği elektronik ortamda yapılacak yazışmaları yapmak ve saklanmasını sağlamak.
- İdarenin görev ve programı ile ilgili düzenlenen toplantı, panel, sempozyum konusunda kurum üst düzey yöneticisinin talimatı doğrultusunda üst düzeyde koordineyi ve iletişimi sağlamak.
- Resmi yazışma kurallarının kanun ve yönergeler doğrultusunda yürütülmesi için birimler arası koordineyi sağlamak.
- Valilik ve Genel Sekreterlik emirleri ile yönetmelik, yönerge, genelge ve talimatların ilgili birimlere dağıtımını sağlamak.
- Genel Sekreterlik makamının yazışmalarını yapmak.
- Görev alanına giren konularla ilgili istatistikî çalışmalar yapmak.
- Kuruma gelen ve giden evrakların e-içişleri sisteminde evrakların taranarak kayıtlarını tutmak,
- Gelen evrakların incelenerek süresi içinde havalesi için ilgili amire sunmak.
- Gizli veya Kişiye Özel damgası ile gelen evrak veya kuryenin ilgilisi veya ilgili amire ulaştırmak.
- Kurum ve kişilere gidecek evrakları posta yapmak yada zimmet yoluyla kurum ve kişilere elden teslim etmek.
- Birim Bütçe Tekliflerini hazırlamak
- Birim ödemelerini hazırlamak.
- Birim adına görevlendirilen araçların sevk ve idaresi ile takibini yapmak
- Üst makamlarca verilecek diğer iş ve işlemleri yapmak.
- Teftiş Layihalarının takibi ve cevaplanması.
- Bakanlıkların Genelge ve talimatları gereği elektronik ortamda yapılacak yazışmaları yapmak ve saklanmasını sağlamak.
- İdarenin görev ve programı ile ilgili düzenlenen toplantı, panel, sempozyum konusunda kurum üst düzey yöneticisinin talimatı doğrultusunda üst düzeyde koordineyi ve iletişimi sağlamak.
- Resmi yazışma kurallarının kanun ve yönergeler doğrultusunda yürütülmesi için birimler arası koordineyi sağlamak.
- Valilik ve Genel Sekreterlik emirleri ile yönetmelik, yönerge, genelge ve talimatların ilgili birimlere dağıtımını sağlamak.
- Genel Sekreterlik makamının yazışmalarını yapmak.
- Görev alanına giren konularla ilgili istatistikî çalışmalar yapmak.
- Kuruma gelen ve giden evrakların e-içişleri sisteminde evrakların taranarak kayıtlarını tutmak,
- Gelen evrakların incelenerek süresi içinde havalesi için ilgili amire sunmak.
- Gizli veya Kişiye Özel damgası ile gelen evrak veya kuryenin ilgilisi veya ilgili amire ulaştırmak.
- Kurum ve kişilere gidecek evrakları posta yapmak yada zimmet yoluyla kurum ve kişilere elden teslim etmek.
- Birim Bütçe Tekliflerini hazırlamak
- Birim ödemelerini hazırlamak.
- Birim adına görevlendirilen araçların sevk ve idaresi ile takibini yapmak
- Üst makamlarca verilecek diğer iş ve işlemleri yapmak.
Arşiv Hizmetleri :
- Kurumun arşivini kurmak ve idare etmek.
- Arşiv mevzuatını ve değişiklikleri takip edip kuruma adaptasyonunu sağlamak.
- Kurum arşivinin elektronik ortamda yürütülmesini sağlamak.
- Kurum arşivine gelen dosyalardan muhafazasına lüzum kalmayanların ayıklanması için komisyon oluşturmak ve imha işlemlerini yürütmek.
- Evrak ayıklama ve imha işlemleri neticesinde, Kurum arşivlerinde saklamak üzere kalan dosyalan mevzuata göre tasnif etmek ve hizmete sunmak.
- Kurum arşivi bünyesindeki arşivlik dosyalan arşivlik dosyaları arşiv mevzuatında belirtildiği şekilde, her türlü zarar ve zararlılardan korumak.
- Arşiv mevzuatı gereği "Arşiv yönetmeliğinin" Dosya Tasnif ve Saklama planlarının hazırlanması, güncellenmesi ve uygulanmasının sağlanması.
- Birim arşivlerinden kurum arşivine evrak intikalinin gerçekleşmesinin takibi ve kontrolünü yapmak.
- Kurumun arşivini kurmak ve idare etmek.
- Arşiv mevzuatını ve değişiklikleri takip edip kuruma adaptasyonunu sağlamak.
- Kurum arşivinin elektronik ortamda yürütülmesini sağlamak.
- Kurum arşivine gelen dosyalardan muhafazasına lüzum kalmayanların ayıklanması için komisyon oluşturmak ve imha işlemlerini yürütmek.
- Evrak ayıklama ve imha işlemleri neticesinde, Kurum arşivlerinde saklamak üzere kalan dosyalan mevzuata göre tasnif etmek ve hizmete sunmak.
- Kurum arşivi bünyesindeki arşivlik dosyalan arşivlik dosyaları arşiv mevzuatında belirtildiği şekilde, her türlü zarar ve zararlılardan korumak.
- Arşiv mevzuatı gereği "Arşiv yönetmeliğinin" Dosya Tasnif ve Saklama planlarının hazırlanması, güncellenmesi ve uygulanmasının sağlanması.
- Birim arşivlerinden kurum arşivine evrak intikalinin gerçekleşmesinin takibi ve kontrolünü yapmak.
