Yazı İşleri Müdürlüğü
Hatice ŞİMŞEK
Yazı İşleri Müdürü
e-posta: yaziisleri@artvinozelidare.gov.tr
Yazı İşleri Müdürlüğü Görevleri
Yazı İşleri Müdürlüğü; Kurum içi ve dışı yazışmaların dağıtım ve koordinasyonunu yapmak, idarenin tüm iş ve işlemleri ile ilgili gelen-giden evrakların e-içişleri sisteminde kayıtlarını tutmak, posta iş ve işlemlerini yapmak. İl Genel Meclisi ve İl Encümeni ile ilgili işlemleri takip ederek, alınan kararların yazımı, dağıtımı, iade edilen Meclis kararları ile kesinleşen meclis kararların ilgililere tebliğini yapmak. 4982 sayılı Bilgi Edinme Kanunu, CİMER ve Açıkkapı vasıtasıyla yapılan başvuruları değerlendirip cevaplamak. E-içişleri Projesi kapsamında olan tüm iş ve işlemleri yürütmek. Personelin kullanmakta olduğu bilgisayar ve benzeri teknik donanımının işlevsel çalışmasını sağlamak. Kurumun arşivini oluşturmak ve Birim Arşivlerinin oluşmasını koordine etmekle sorumlu Birim Müdürlüğüdür.
- İl Genel Meclisi toplantıları, gündem ve diğer bilgilerin süresi içinde ilgililere ve halka duyurulmasını sağlamak.
- Meclis toplantılarına ait gündem ve eklerinin divana düzenli bir şekilde sunulmasını sağlamak.
- Meclis üyelerinin yoklama işlemlerini yapmak, yoklama kararlarını gereği için ilgili birimlere vermek.
- Meclis Başkanlığı’nca komisyonlara havale edilen tekliflerin, önergelerin, yazı ve benzeri evrakların seyrini takip etmek ve evrakları ilgili komisyon başkanlarına vermek.
- Komisyonlarca düzenlenen raporların kaydını yapmak, rapor ve eklerini çoğaltmak Meclis üyelerine ve ilgililere zamanında dağıtmak.
- Meclis oturumlarının ses veya görüntü kayıt cihazları ile kaydının alınarak tutanaklara geçirilmesini sağlamak.
- Tutanaklara uygun olarak Meclis kararlarının yazılmasını, kontrol edilmesini, Meclis Başkan ve katiplerine imzalatılmasını sağlamak.
- Meclis kararlarını süresi içerisinde Valilik Makamına sunmak ve takibini yapmak.
- Meclis kararlarını, usulüne uygun olarak ilan etmek ve meclis üyelerine duyurmak.
- Birimi ilgilendiren mevzuatı takip etmek uygulanmasının sağlamak.
- Encümen Başkanı’nın emir ve gözetimi doğrultusunda Encümen gündemini yazmak ve Encümen üyelerine dağıtmak.
- Encümen gündemine alınacak evrakları gündem sırasına göre Encümen Karar Defterine kaydetmek.
- Encümen toplantılarını ilgililere duyurmak, toplantı salonunu hazırlamak.
- Görüşülmek üzere Encümene gönderilen, ancak usul ve esas yönünden eksik olan belgeleri gerekçeleriyle birlikte ilgili birimlere iade etmek.
- Encümen kararlarının varsa muhalefet şerhleriyle beraber, Encümen başkan ve üyelerine imzalatmak ve Encümen Karar Defterine kaydetmek.
- İşlemi tamamlanan Encümen karar dosyalarını ilgili birimlere zamanında göndermek.
- İl Encümeninin aynı zamanda 2886 sayılı kanuna göre ihale komisyonu olmasından dolayı, bu komisyonun sekretarya hizmetlerini yürütmek.
- İl Özel İdaresinin tüm Bilgi İşlem faaliyetlerinin planlanması, yönlendirilmesini ve koordinasyonun sağlamak.
- İl Özel İdaresi birimlerinin bilgisayar ortamında faaliyetleri yürütebilmeleri için gerekli çalışmaları yapmak.
- İl Özel İdaresi birimleri arasında ağ, yapısal kablolama ve internet kurmak.
- Bilgisayar işletim sistemlerinin ve paket programlarını kurmak.
- Birimlerden gelen talepler doğrultusunda yeni yazılımların yapılması veya tedarik edilmesi ve daha önce yapılmış yazılımların güncellenmesi ve bakımlarını yapmak.
- İl Özel İdaresi ve bağlı birimlerin elektronik ortamdaki bilgileri saklamak ve korumak.
- İl Özel İdaresi ve bağlı birimlerine ait uygulamaların sistem analizi ile ihtiyaç planlamalarını yapmak.
- Bilişim teknolojilerindeki gelişmelere paralel olarak bilgi işlem sistemini geliştirmek.
- Bilgisayar cihazlarının, destek ünitelerinin, ağ sisteminin ve yazılımlarının faal halde bulunması ve gerektiğinde bakım ve onarımlarının yapılması ile güncelleme işlemlerinin yaptırmak.
- Bilgisayardaki mevcut tüm verilerin güvenliğinin sağlanması için gerekli önlemleri almak.
- Bilgisayar ve donanımlar ile ilgili personele yönelik eğitim düzenlemek amacıyla İnsan Kaynakları ve Eğitim Müdürlüğü ile ortak çalışmak.
- Kurumsal e-posta hizmetlerini takip etmek.
- Telefon alt yapısının yönetimi ve yönlendirilmesini yapmak.
- İçişleri Bakanlığı’nın yürütmüş olduğu e-içişleri, İSAY2 (İnternet Sayfaları Ağ Yönetimi), projelerinin Özel İdare’de yürütülmesi ve sistem sorumluluğunu yapmak.
- Siber saldırılara karşı gerekli önlemlerin alınarak kurumun veri güvenliğini sağlamak.
- İl Özel İdaresi Web sayfasının güncel tutmak ve üst makamlara bilgi vermek.
- İdaremizin ihale ilanları ve sonuçlarının elektronik ortamda yayınlanmasını sağlamak.
- İl Koordinasyon (İKİS) verilerini toplanmak, tablo haline getirmek ve üst makamlara sunumunu yapmak.
- Teftiş Layihalarının takibi ve cevaplanması.
- Kurumumuza gönderilen Soru Önergelerini cevaplamak.
- Bakanlıkların Genelge ve talimatları gereği elektronik ortamda yapılacak yazışmaları yapmak ve saklanmasını sağlamak.
- Cumhurbaşkanlığı İletişim Merkezi'ne (CİMER) yapılan başvuruların ilgili birimlere gönderilmesi, gelecek cevapların CİMER sistemi üzerinden yasal süresi içinde cevaplandırılarak bilgi edinmelerini sağlamak.
- 3071 Sayılı Dilekçe Hakkının Kullanılmasına Dair Kanun gereğince müracaatta bulunanların yasal süresi içerisinde bilgi edinmelerini sağlamak.
- Artvin Valiliği Açık Kapı Bürosu tarafından gönderilen başvuruların ilgili birimlere gönderilmesi ve başvuruların yasal süresi içerisinde sistem üzerinden cevaplandırmak.
- 4982 Sayılı Bilgi Edinme Hakkı Kanunu gereğince yapılan başvuruları yasal süresi içerisinde cevaplandırmak.
- Kurum personelinin e-içişleri programında kullandığı Token ve süresi biten SİM Kartların sistem tanımı ve ilgili kurumla yazışmalarını yapmak.
- Posta Pulu ödemelerinin iş ve işlemlerini yapmak.
- Resmi yazışma kurallarının kanun ve yönergeler doğrultusunda yürütülmesi için birimler arası koordineyi sağlamak.
- Valilik ve Genel Sekreterlik emirleri ile yönetmelik, yönerge, genelge ve talimatların ilgili birimlere dağıtımını sağlamak.
- Resmi gazeteyi takip etmek ve birimlere bilgi ve dağıtımını yapmak.
- Kurumsal yazışmaları yapmak.
- Kuruma gelen ve giden evrakların e–içişleri sisteminde taranarak kayıtlarını tutmak.
- Gelen evrakların incelenerek süresi içinde havalesi için ilgili amire sunmak.
- Gizli veya Kişiye Özel damgası ile gelen evrak veya kuryenin ilgilisi veya ilgili amire ulaştırmak.
- Kurum ve kişilere gidecek evrakları posta yapmak gerektiğinde zimmet yoluyla kurum ve kişilere elden teslim etmek.
- Kurum arşivini kurmak ve idare etmek.
- Kurum arşivine gelen dosyalardan muhafazasına lüzum kalmayanların ayıklanması için komisyon oluşturmak ve imha işlemlerini yürütmek.
- Evrak ayıklama ve imha işlemleri neticesinde, Kurum arşivlerinde saklamak üzere kalan dosyaları mevzuata göre tasnif etmek ve hizmete sunmak.
- Kurum arşivi bünyesindeki arşivlik dosyaları arşivlik dosyaları arşiv mevzuatında belirtildiği şekilde, her türlü zarar ve zararlılardan korumak.
- Arşiv mevzuatı gereği “Arşiv yönetmeliğinin” Dosya Tasnif ve Saklama planlarının hazırlanması, güncellenmesi ve uygulanmasının sağlanması.
- Birim arşivlerinden kurum arşivine evrak intikalinin gerçekleşmesinin takibi ve kontrolünü yapmak.
- Birimle ilgili protokollü işleri yapmak.
- Müdürlüğünün görevleri ile ilgili diğer idari işlemleri ve yazışmaları yapmak.
- Birim faaliyet alanı ile ilgili aylık raporları hazırlamak ve ilgili makamlara sunmak.
- Taşınır mal yönetmeliğine uygun iş ve işlemleri yapmak.
- Birim faaliyet alanı ile ilgili yıllık programları, stratejik plan doğrultusunda hazırlamak.
- Birim adına görevlendirilen araçların sevk ve idaresi ile takibini yapmak.
- Birim bütçe tekliflerini hazırlamak.
- Birim Ödemelerini hazırlamak.
- Üst Makamlarca verilecek diğer iş ve işlemleri yapmak.
- İl Genel Meclisi toplantıları, gündem ve diğer bilgilerin süresi içinde ilgililere ve halka duyurulmasını sağlamak.
- Meclis toplantılarına ait gündem ve eklerinin divana düzenli bir şekilde sunulmasını sağlamak.
- Meclis üyelerinin yoklama işlemlerini yapmak, yoklama kararlarını gereği için ilgili birimlere vermek.
- Meclis Başkanlığı’nca komisyonlara havale edilen tekliflerin, önergelerin, yazı ve benzeri evrakların seyrini takip etmek ve evrakları ilgili komisyon başkanlarına vermek.
- Komisyonlarca düzenlenen raporların kaydını yapmak, rapor ve eklerini çoğaltmak Meclis üyelerine ve ilgililere zamanında dağıtmak.
- Meclis oturumlarının ses veya görüntü kayıt cihazları ile kaydının alınarak tutanaklara geçirilmesini sağlamak.
- Tutanaklara uygun olarak Meclis kararlarının yazılmasını, kontrol edilmesini, Meclis Başkan ve katiplerine imzalatılmasını sağlamak.
- Meclis kararlarını süresi içerisinde Valilik Makamına sunmak ve takibini yapmak.
- Meclis kararlarını, usulüne uygun olarak ilan etmek ve meclis üyelerine duyurmak.
- Birimi ilgilendiren mevzuatı takip etmek uygulanmasının sağlamak.
- Encümen Başkanı’nın emir ve gözetimi doğrultusunda Encümen gündemini yazmak ve Encümen üyelerine dağıtmak.
- Encümen gündemine alınacak evrakları gündem sırasına göre Encümen Karar Defterine kaydetmek.
- Encümen toplantılarını ilgililere duyurmak, toplantı salonunu hazırlamak.
- Görüşülmek üzere Encümene gönderilen, ancak usul ve esas yönünden eksik olan belgeleri gerekçeleriyle birlikte ilgili birimlere iade etmek.
- Encümen kararlarının varsa muhalefet şerhleriyle beraber, Encümen başkan ve üyelerine imzalatmak ve Encümen Karar Defterine kaydetmek.
- İşlemi tamamlanan Encümen karar dosyalarını ilgili birimlere zamanında göndermek.
- İl Encümeninin aynı zamanda 2886 sayılı kanuna göre ihale komisyonu olmasından dolayı, bu komisyonun sekretarya hizmetlerini yürütmek.
- İl Özel İdaresinin tüm Bilgi İşlem faaliyetlerinin planlanması, yönlendirilmesini ve koordinasyonun sağlamak.
- İl Özel İdaresi birimlerinin bilgisayar ortamında faaliyetleri yürütebilmeleri için gerekli çalışmaları yapmak.
- İl Özel İdaresi birimleri arasında ağ, yapısal kablolama ve internet kurmak.
- Bilgisayar işletim sistemlerinin ve paket programlarını kurmak.
- Birimlerden gelen talepler doğrultusunda yeni yazılımların yapılması veya tedarik edilmesi ve daha önce yapılmış yazılımların güncellenmesi ve bakımlarını yapmak.
- İl Özel İdaresi ve bağlı birimlerin elektronik ortamdaki bilgileri saklamak ve korumak.
- İl Özel İdaresi ve bağlı birimlerine ait uygulamaların sistem analizi ile ihtiyaç planlamalarını yapmak.
- Bilişim teknolojilerindeki gelişmelere paralel olarak bilgi işlem sistemini geliştirmek.
- Bilgisayar cihazlarının, destek ünitelerinin, ağ sisteminin ve yazılımlarının faal halde bulunması ve gerektiğinde bakım ve onarımlarının yapılması ile güncelleme işlemlerinin yaptırmak.
- Bilgisayardaki mevcut tüm verilerin güvenliğinin sağlanması için gerekli önlemleri almak.
- Bilgisayar ve donanımlar ile ilgili personele yönelik eğitim düzenlemek amacıyla İnsan Kaynakları ve Eğitim Müdürlüğü ile ortak çalışmak.
- Kurumsal e-posta hizmetlerini takip etmek.
- Telefon alt yapısının yönetimi ve yönlendirilmesini yapmak.
- İçişleri Bakanlığı’nın yürütmüş olduğu e-içişleri, İSAY2 (İnternet Sayfaları Ağ Yönetimi), projelerinin Özel İdare’de yürütülmesi ve sistem sorumluluğunu yapmak.
- Siber saldırılara karşı gerekli önlemlerin alınarak kurumun veri güvenliğini sağlamak.
- İl Özel İdaresi Web sayfasının güncel tutmak ve üst makamlara bilgi vermek.
- İdaremizin ihale ilanları ve sonuçlarının elektronik ortamda yayınlanmasını sağlamak.
- İl Koordinasyon (İKİS) verilerini toplanmak, tablo haline getirmek ve üst makamlara sunumunu yapmak.
- Teftiş Layihalarının takibi ve cevaplanması.
- Kurumumuza gönderilen Soru Önergelerini cevaplamak.
- Bakanlıkların Genelge ve talimatları gereği elektronik ortamda yapılacak yazışmaları yapmak ve saklanmasını sağlamak.
- Cumhurbaşkanlığı İletişim Merkezi'ne (CİMER) yapılan başvuruların ilgili birimlere gönderilmesi, gelecek cevapların CİMER sistemi üzerinden yasal süresi içinde cevaplandırılarak bilgi edinmelerini sağlamak.
- 3071 Sayılı Dilekçe Hakkının Kullanılmasına Dair Kanun gereğince müracaatta bulunanların yasal süresi içerisinde bilgi edinmelerini sağlamak.
- Artvin Valiliği Açık Kapı Bürosu tarafından gönderilen başvuruların ilgili birimlere gönderilmesi ve başvuruların yasal süresi içerisinde sistem üzerinden cevaplandırmak.
- 4982 Sayılı Bilgi Edinme Hakkı Kanunu gereğince yapılan başvuruları yasal süresi içerisinde cevaplandırmak.
- Kurum personelinin e-içişleri programında kullandığı Token ve süresi biten SİM Kartların sistem tanımı ve ilgili kurumla yazışmalarını yapmak.
- Posta Pulu ödemelerinin iş ve işlemlerini yapmak.
- Resmi yazışma kurallarının kanun ve yönergeler doğrultusunda yürütülmesi için birimler arası koordineyi sağlamak.
- Valilik ve Genel Sekreterlik emirleri ile yönetmelik, yönerge, genelge ve talimatların ilgili birimlere dağıtımını sağlamak.
- Resmi gazeteyi takip etmek ve birimlere bilgi ve dağıtımını yapmak.
- Kurumsal yazışmaları yapmak.
- Kuruma gelen ve giden evrakların e–içişleri sisteminde taranarak kayıtlarını tutmak.
- Gelen evrakların incelenerek süresi içinde havalesi için ilgili amire sunmak.
- Gizli veya Kişiye Özel damgası ile gelen evrak veya kuryenin ilgilisi veya ilgili amire ulaştırmak.
- Kurum ve kişilere gidecek evrakları posta yapmak gerektiğinde zimmet yoluyla kurum ve kişilere elden teslim etmek.
- Kurum arşivini kurmak ve idare etmek.
- Kurum arşivine gelen dosyalardan muhafazasına lüzum kalmayanların ayıklanması için komisyon oluşturmak ve imha işlemlerini yürütmek.
- Evrak ayıklama ve imha işlemleri neticesinde, Kurum arşivlerinde saklamak üzere kalan dosyaları mevzuata göre tasnif etmek ve hizmete sunmak.
- Kurum arşivi bünyesindeki arşivlik dosyaları arşivlik dosyaları arşiv mevzuatında belirtildiği şekilde, her türlü zarar ve zararlılardan korumak.
- Arşiv mevzuatı gereği “Arşiv yönetmeliğinin” Dosya Tasnif ve Saklama planlarının hazırlanması, güncellenmesi ve uygulanmasının sağlanması.
- Birim arşivlerinden kurum arşivine evrak intikalinin gerçekleşmesinin takibi ve kontrolünü yapmak.
- Birimle ilgili protokollü işleri yapmak.
- Müdürlüğünün görevleri ile ilgili diğer idari işlemleri ve yazışmaları yapmak.
- Birim faaliyet alanı ile ilgili aylık raporları hazırlamak ve ilgili makamlara sunmak.
- Taşınır mal yönetmeliğine uygun iş ve işlemleri yapmak.
- Birim faaliyet alanı ile ilgili yıllık programları, stratejik plan doğrultusunda hazırlamak.
- Birim adına görevlendirilen araçların sevk ve idaresi ile takibini yapmak.
- Birim bütçe tekliflerini hazırlamak.
- Birim Ödemelerini hazırlamak.
- Üst Makamlarca verilecek diğer iş ve işlemleri yapmak.
